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Série
Transformation numérique en PME
Webinaire #1 : Si ton Excel est devenu ton ERP... il est temps de parler fondations
Si ton Excel est devenu ton ERP...
et que ton entreprise est en croissance
La transformation numérique n'est pas un luxe mais une nécessité pour les PME québécoises.
Ordre du jour
  1. Bienvenue
  1. Symptômes et signaux d’alerte
  1. Cas concrets – Jean, Carl, Michel… et la croissance bloquée
  1. Pourquoi agir maintenant – chiffres & freins
  1. Poser le début des fondations solides – les 4 étapes clés
  1. Vos questions & échanges
  1. Conclusion
Christine Pelletier
Je suis Christine Pelletier, fondatrice d'Entreprise Artis-TIC. Depuis plus de 15 ans, j'accompagne les PME québécoise dans leur optimisation de processus et transformation numérique, en mettant l'accent sur des solutions humaines, utiles et durablement adaptées à mes clients.
  • Accompagnement stratégique et opérationnel en gestion des processus et transformation numérique
  • de A à Z de l'audit et analyse de processus et systèmes en passant par la gestion de projets et du changement jusqu'à l'aide à la configuration
  • Spécialiste des Systèmes RH, gestion temps, paie, horaires, comptabilité (sans s'y limiter)
  • En constante évolution, apprentissages en continue

Vos questions : N'hésitez pas à les poser dans le chat tout au long de la présentation, je tenterai d'y répondre au fil de la présentation, sinon n'hésitez pas à me rappeler lors de la période dédiée à la fin.
Objectif du webinaire
Accompagner votre croissance numérique
Croissance organique
S'assurer que votre PME peut grandir sans heurts, avec des processus et des systèmes qui évoluent avec elle.
Efficacité accrue
Transformer les défis opérationnels en opportunités grâce à des solutions intelligentes et bien intégrées.
Pérennité assurée
Construire des fondations solides pour l'avenir, garantissant adaptabilité et résilience face aux changements du marché.
Quand Excel fait tout… et trop !
Est-ce que tu te reconnais ?
Si tu gères tes suivis avec une armée de fichiers Excel… tu n’es pas seul. Mais ce n’est pas sans risque. C’est souvent un signe que les fondations numériques manquent, même si ça fonctionne en surface.
Les symptômes de l’overdose d’Excel
Trop de copier-coller Risques opérationnels Pas de vision Pas de croissance et le chaos
Pertes de temps
Erreurs
Doublons
Une seule personne comprend le fichier maître
On fait quoi en son absence imprévue ?
Tu ne fais plus confiance à tes données
Et ton "hamster" court sans cesse
Tu repousses les projets d’outillage parce que « ça marche encore… »
Cas #1 — Sophie, associée CPA, gère les feuilles de temps
Un cabinet comptable confie à Sophie la gestion des feuilles de temps dans un fichier Excel complexe qu’elle a développé elle-même.
  • Tout le monde y entre ses heures facturables.
  • Mais seule Sophie comprend vraiment la logique des formules et des onglets.
    Quand Sophie prend un congé, le cabinet se retrouve incapable de produire correctement les factures du mois.
Cas #2 — Julie, adjointe administrative
Dans une étude notariale, Julie reçoit les informations clients par téléphone et courriel. Son rôle est essentiel, mais son processus actuel est un frein.
Elle ressaisit manuellement les données dans un fichier Excel, puis doit recopier une partie de ces informations dans un autre outil spécifiquement dédié à la facturation.
Chaque semaine, Julie consacre entre 8 et 10 heures à la correction, la consolidation et la vérification de la cohérence de ces données.
Résultat : délais, erreurs et surcharge pour Julie, qui n’a plus de temps pour soutenir les notaires autrement.
Pertes de temps facturable
Le temps passé à la ressaisie et aux corrections est du temps non productif qui ne peut être facturé aux clients.
Erreurs et incohérences
La multiplication des saisies manuelles augmente le risque d'erreurs, entraînant des retards et des insatisfactions clients.
Surcharge et épuisement du personnel
Julie est constamment sous pression, ce qui nuit à sa motivation et à sa capacité à accomplir d'autres tâches essentielles.
Obstacle à la croissance
Le manque de disponibilité de Julie pour des tâches à plus forte valeur ajoutée limite la capacité du cabinet à se développer.
Cas #3 — Gestion multi-projets par e-mail et Excel
Un cabinet d’ingénieurs suit une dizaine de projets clients en parallèle. Les documents arrivent par courriel (plans, contrats, suivis de chantier).
Chaque chef de projet stocke les pièces jointes sur son ordinateur ou dans son propre fichier Excel de suivi, créant des silos d'information.
Chaos des données
Doublons, oublis et multiples versions d'un même document créent une confusion généralisée.
Perte de temps précieux
Retrouver une information essentielle demande de fouiller courriels et fichiers, une tâche chronophage et improductive.
Erreurs coûteuses
Cette désorganisation entraîne des fautes qui peuvent avoir des répercussions financières importantes pour les projets et l'entreprise.
Manque de pilotage global
L'incapacité de centraliser et de suivre les projets limite la visibilité et entrave la prise de décision stratégique.
Cas #4 — Le plafond Excel
Un cabinet de CPA en croissance gère tous ses mandats dans un seul fichier Excel monté par Jean, associé principal.
  • Le fichier compte plus de 50 onglets et devient instable.
  • Il plante régulièrement, surtout quand l’équipe l’utilise en même temps.
  • Jean n’arrive plus à obtenir une vision claire de la rentabilité par client.
    👉 Risque : la croissance du cabinet est bloquée par les limites d’Excel et par la dépendance à un fichier maison.
Avez-vous reconnu une de ces situations
dans votre entreprise ?
Prenez un instant. Fermez les yeux 10 secondes et imaginez « votre Jean, Sophie » ou même le fichier Excel concerné !
Maintenant, posez-vous ces questions essentielles :
1
Si cette personne s’absente demain, qu’est-ce qui s’arrête ?
Identifiez les processus, projets ou fonctions qui seraient immédiatement impactés par l'absence de cette personne-clé.
2
Combien de temps votre entreprise tiendrait-elle sans conséquences ?
Évaluez la durée avant que l'absence de cette personne n'entraîne des problèmes majeurs (financiers, opérationnels, de réputation).
3
Qu’avez-vous mis en place pour éviter cette dépendance ?
Réfléchissez aux mesures de contingence, à la documentation, à la formation croisée ou aux outils qui réduisent cette vulnérabilité.
Quand tu as une petite entreprise…
Excel peut bien faire l'affaire…
Pour une entreprise en croissance et que les outils ne suivent plus…
Et que Excel devient un ERP malgré lui !
Imaginez votre maison de rêve mais avant tout : quels fondements établir !?
Sans fondations claires, aucune maison… ni aucun projet numérique ne tient debout
Où commencer pour bâtir des fondations stables ?
Avant d’acquérir un nouvel outil, il est crucial de comprendre ce qu’il doit réellement soutenir.
Les étapes essentielles pour poser des bases numériques durables :
1
Avoir un portrait clair de votre situation actuelle
et identifier les vraies failles de vos processus actuels.
2
Définir et répertorier vos besoins et votre destination (vision) en termes de croissance.
3
Déterminer vos indicateurs de performances pour avoir une traçabilité de votre évolution
4
Comprendre pourquoi les projets de transformation numérique échouent.
Pourquoi une entreprise en croissance doit agir maintenant
22%
Hausse de productivité
Les PME ayant entamé une transformation numérique structurée ont constaté cette augmentation en moyenne
(CEFRIO/INM, 2021)
69%
Entreprises innovantes
Proportion d'entreprises québécoises ayant entrepris au moins un projet d'innovation en 2024, contre 51% en 2022
(CIQ, 2024)
70%
Taux d'échec
Plus de 70% des projets numériques échouent ou n'atteignent pas leur plein potentiel
(McKinsey & Company, 2023)
Le problème, ce n'est pas l'outil !
Ce n'est même pas le manque de volonté !
Le vrai frein, c’est…
Le piège ?
C'est de se jeter sur la solution avant même d'avoir cerné le problème.
Pour beaucoup de PME, c'est comme soigner une fièvre sans chercher la cause de la maladie. On investit, on implémente, mais les fondations sont fragiles. Pourquoi ? Parce qu'on commence par le milieu, sans la stratégie claire qui devrait guider chaque pas de la transformation numérique.

Attention : Quand on parle de transformation numérique, on parle aussi de changement culturel, de réorganisation du travail, d'accompagnement des gens dans ce changement, de gouvernance et de culture numérique.
Les entreprises qui réussissent leur transformation numérique
sont celles qui ont compris qu'il s'agit d'abord d'une transformation organisationnelle,
avant d'être technologique.
Le vrai frein, c’est…
…ne pas agir quand on a des symptômes
Avez-vous des symptômes à l’interne qui montrent qu’il est temps d’agir ?
Il est temps d'agir si vous reconnaissez ces signes :
1
Processus manuels et chronophages
Vos équipes passent trop de temps sur des tâches répétitives, sujettes aux erreurs (saisie multiple, validations manuelles, corrections), qui pourraient être automatisées.
2
Données fragmentées et inaccessibles
Vous manquez d’une vue d’ensemble claire : l’information est dispersée dans Excel, courriels ou logiciels isolés, ce qui ralentit vos décisions stratégiques.
3
Collaboration interne entravée
Les silos d’information et le manque d’outils partagés nuisent à la communication et à la productivité, provoquant des retards et des malentendus.
4
Difficulté à satisfaire les attentes client
Vos systèmes actuels ne vous permettent plus d’offrir une expérience fluide, personnalisée et réactive, ce qui entraîne insatisfaction et perte d’opportunités.
5
Dépendance à des personnes-clés
Une ou deux personnes détiennent toute la connaissance opérationnelle. En cas d’absence ou de départ, l’entreprise devient vulnérable.
6
Manque de visibilité en temps réel
Vous découvrez les problèmes trop tard (erreurs de paie, inventaires manquants, retards de livraison), faute de données fiables au bon moment.
7
Croissance freinée par la structure
Votre entreprise pourrait croître plus vite, mais vos outils et processus actuels ne suivent pas le rythme et limitent votre agilité.
8
Employés surchargés et roulement accru
Vos employés se plaignent constamment de manquer de temps, s’épuisent sur des tâches peu valorisantes… et finissent par quitter, augmentant votre taux de roulement.
Souvent la réponse à ces symptômes, c’est…commencer par le milieu !
Imaginez construire une maison sans analyser le sol. Vous prendriez le temps de comprendre la terre, de visualiser votre future habitation pour y bâtir des fondations solides, n'est-ce pas ?
C'est la même chose pour votre transformation numérique. L'absence de fondations stables, adaptées à votre vision d'entreprise, est le véritable obstacle à votre succès.
Conclusion
On ne termine pas ici, on commence.
Ce webinaire est le 1er d’une série, pensés comme un parcours pour la transformation numérique de votre PME.
Votre parcours débute
Ce webinaire marque le point de départ d'un voyage stratégique pour votre entreprise.
Une série guidée
Découvrez un parcours complet en plusieurs parties pour une accompagner sainement votre croissance.
Prochaine étape : votre carte routière
On verra comment la cartographie de processus devient plus qu’un simple schéma : un outil stratégique, la véritable carte routière de votre entreprise pour soutenir votre croissance.
Prochain Webinaire : La cartographie de processus : Au-delà des formes et des lignes
Votre feuille de route vers une croissance solide
Apprenez à lire une cartographie de processus.
Inscrivez vous dès maintenant pour transformer vos processus en un véritable GPS pour la croissance de votre entreprise !